A változás menedzsment jelentősége
Az általunk befolyásolhatatlan külső körülmények dinamikusan változó környezetet teremtenek, ami cselekvésre ösztönzi a szervezeteket.
Ezen stratégiák és eljárások támogatásához szükséges lehet a változás menedzsmentre.
Az a vezetőség, amely előre gondolkodik és reagál a változásokra, sikerre számíthat.
A változás menedzsment eszköz a vezetők számára ahhoz, hogy a változásokból hasznot kovácsolhassanak a szervezet számára. A változások embereket érintenek, így a változás menedzsmentnek különösképp tekintettel kell lenni a változások hatása alatt álló emberekre.
A különböző szinteken különbözően reagálnak a változásokra
A felsővezetés
- gyakran alábecsüli a változások emberekre gyakorolt hatását;
- hajlamos az elszigetelődésre;
- elzárkózik a kommunikációtól és a kellemetlen hírektől;
- elvárja, hogy az emberek egyetértsenek a változásokkal;
- gyakran árulásnak érzi, ha az emberek felől érkező visszajelzések nem pozitívak.
A középvezetés
- érzi, ha a szervezet változtatásra szorul, akkor többfelé kell összpontosítania;
- gyakran nem ismeri a felső vezetés véleményét és nélkülözi útmutatását a prioritásokkal kapcsolatban;
- gyakran nem kap világos utasításokat;
- a kommunikáció gyakori hiányának is köszönhetően nem létezik hatásos stratégia a változások bejelentésére és megvalósítására;
- gyakran „vár arra, hogy megmondják neki mi a teendő”.
Az alkalmazottak, emberek, munkatársak
- a változásokat ellenük irányuló támadásnak és árulásnak érzékelik;
- sokak reakciója ellenállás, düh, frusztráció és zavarodottság;
- a lojalitásuk megsérül;
- reakciójuk egy negatív hozzáálláshoz vezethet;
- félnek a kockázatvállalástól, újításoktól, és új dolgok kipróbálásától;
Az átmenet fokozatai, s az átmenet sikere érdekében tett intézkedések
- A vezetés teljes elkötelezettségről tesz tanúbizonyságot.
Kommunikációs stratégiák kialakítása:
- egy központi csapat létrehozása személyes találkozásokkal
- a közreműködő csoportok számára értekezlet keretein belül beszámolás a változásokról
- mindkét oldalról nyitott kommunikáció kezdeményezése
- kérdések feljegyzése - még fontosak lehetnek
- Segítségnyújtás megszervezése képzések, áthelyezések, kihelyezés esetére.
- Időbeosztás kialakítása és betartása.
- Nem érdemes az új munkacsoportokat túl korán létrehozni.
- Tervezzünk be korai sikereket (gyors eredményeket) hogy híre keljen a bekövetkező pozitív változásoknak.
- Tájékoztató jellegű hírlevél eljuttatása belső és külső ügyfelekhez.
- Jutalmazzuk a fejlődést.
A változások tervezése
A tanácsadóknak, vezetőknek, és munkacsoportoknak tisztában kell lenniük a következő lépésekkel:
- Előkészületek: a változás fő elemeinek mérlegelése
- Tervezés: a megfelelő munkatársak összegyűjtése a válaszlépések megtervezésére
- Átmeneti szervezetek: az együttműködés sajátos módjainak kidolgozása
- Kivitelezés: időbeosztás megtervezése (ha szükséges, a képzés kezdete)
- Jutalmazás: a változások kivitelezésében résztvevők munkájának elismerése
A sikeres átalakítás és változtatás lépései
A sürgősség érzetének megteremtése
- Ebben az első szakaszban a szervezetek 50 százaléka kihullik a rostán.
- Kulcsfontosságú a szervezet vezetőjének személye.
- A változások új rendszer kialakulásához vezetnek, amely vezetésre szorul.
- A valós helyzet és a kellemetlen tények megvitatása nyílt őszinteséget igényel.
- A változtatásért felelős csapat célja: a kritikus pontok, lehetséges krízisek vagy kedvező lehetőségek felismerése és megvitatása.
- Az erős irányítás megteremtése
- A változtatásokért felelős csapatnak szüksége van egy önálló vezetőre, aki felelős a sikerért.
- A változtatásokért felelős csapatnak elégséges hatáskörrel (hatalommal) kell rendelkeznie.
- Fontos a csapatmunka - az első év alatt egy csapaton belül három - öt ember dolgozzon.
- Az irányítás létszámának fokozatosan növekednie kell.
- 2-3 napig munkahelyen kívüli környezetben dolgozni.
A változtatásért felelős csapat célja: egy olyan csapat megalakítása, amely elég hatalommal rendelkezik a változtatási folyamat véghezviteléhez.
Rövid távú sikerek megtervezése és elérése
- Az első 6 hónapon belül, vagy még korábban kell fejlődést elérni.
- Célok kitűzése az első évre, mérhető eredményekkel, meghatározott időbeosztással.
- A célok megvalósítása esetén a megfelelő emberek megjutalmazása.
- Lényeges elem a csoportnyomás.
A változtatásért felelős csapat célja: a lehetséges rövidtávú sikerek felismerése és ezek minél hamarabbi véghezvitele a hírkeltés érdekében
- A fejlődés konszolidációja, az eredmények befagyasztásaa, a változás céljainak megvalósítása
- a siker megünneplése természetes, de ez még nem ad okot a lazításra
- adjunk keretet a fejlődés nyomon-követésének - ajánlatos egyszerű szemléltetők közszemlére tétele
- visszajelzési mechanizmusok kialakítása
- tartsuk fenn a sürgető érzést
- a változtatásokat végrehajtók közti együttműködés fenntartása
- a nagyobb jelentőségű problémák megoldásakor rövidtávú sikerek betervezése
- a megújulás nem hónapokat, hanem éveket vesz igénybe - a csúcs lehet, hogy 2-3 év után következik be
A változtatásért felelős csapat célja: a fejlődés első jelei után is folytatódjon a munka: a nagyobb jelentőségű problémák ugyanolyan sürgetőek.
- Az új szemléletmód intézményesítése
- a változásnak tartósnak kell lennie
- az új viselkedésforma hosszútávra alakuljon ki - ha nem ágyazódik be a köztudatba, gyorsan elfelejtik
- a stratégiai összefüggéseket a embereknek tisztán kell látniuk
- az új vezetők testesítsék meg az új szemléletmódot
A változtatásért felelős csapat célja: a változások megszilárdítása, a változások vezessenek a szervezet új kultúrájának kialakulásához
Felkészülés a változtatásokra - a sikeres átalakítás gyakorlata
- Az érintettek felkészítése
- tájékoztassuk őket a változtatások hasznosságáról;
- ügyesen időzítsünk - a tájékoztatás ne legyen se túl korai, se megkésett.
- A változtatásokat a lehető legrészletesebben írjuk le
- mérlegeljük, kikre lesz a legnagyobb hatással: először őket tájékoztassuk;
- döntsük el, hogy egyenként közöljük-e a csoportokkal a hírt, vagy az egész közösség egyszerre tudja meg.
- Járjunk utána, hogy mi történt a legutóbbi változtatások során. Az emberek korábban pozitívan álltak-e hozzá a változtatásokhoz
- Biztassuk a embereket véleménynyilvánításra, vitassunk meg minden egyes lépést és kérjünk javaslatokat.
- Mérjük fel előre a változás véghezviteléhez szükséges képességeket és forrásokat.
- Időbeosztás készítése és célkitűzések meghatározása a fejlődés nyomon követésére.
- A látványos fejlődés érdekében tervezzünk rövidtávú sikereket.
- Használjunk új kommunikációs csatornákat. Hogy az emberek gyorsan és pontosan értesülhessenek az új információkról, szervezzünk továbbképzéseket, értekezleteket, terjesszünk információs anyagokat. A pletykákból és félelmekből adódó károk lehetőségét csökkentsük a minimumra.
- Az ellenállás természetes. Segítsünk a embereknek megszabadulni a régi rendszer terheitől, sajátosságaitól.
- Az új ismeretek elsajátítására biztosítsunk vonzó képzési lehetőségeket, alakítsunk ki új viselkedési mintákat, új hozzáállást
- Ösztönözzük az önálló munkát - minden egyes munkatárs legyen felelős a változás valamely aspektusáért
- Annak érdekében, hogy az emberek tisztában legyenek helyzetükkel, kapjanak több visszajelzést munkájukkal kapcsolatban a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása
- Mérjük az eredményeket
- mérjük fel a jelenlegi teljesítményt, alkalmazzunk statisztikákat annak értelmezésére
- célkitűzések
- a célkitűzések és a fejlődés mértékének összehasonlítása
- Kövessük nyomon a változás folyamatát vizuális segédeszközök használatával is. Használjuk fel a csoportnyomás pozitív hatását.
- Ösztönözzük a különleges erőfeszítéseket
- Ünnepeljük meg a sikereket
Képek
- http://sunnibrown.com/2009/05/caritas-board-retreat-environment-scan
- http://www.spmc.org.za/?sermon-category=a-time-for-change
- http://www.communicateandhowe.com/2013/07/11/how-to-create-a-nonprofit-communications-strategy-why-you-need-one/
- https://www.lsa.umich.edu/ummnh/publicprograms/familyreadingscienceprogram
- http://thininc.com/tag/success/
- http://www.vizplaza.hu/ICEBERG-Jeghegyviz-0-75-l-d1.htm?tab=description
